Podnikové procesy a ich prepojenie so stratégiou
Podnikové procesy musia byť neoddeliteľne prepojené so stratégiou podniku, aby podporovali dosahovanie strategických cieľov a zabezpečovali konkurenčnú výhodu. Toto prepojenie je potrebné ďalej rozšíriť o organizačnú štruktúru podniku, ako aj o technickú a programovú infraštruktúru informačných technológií. Takto vybudovaná podniková architektúra umožňuje systematickú dokumentáciu a efektívne riadenie všetkých procesov a systémov, ktoré sú v podmienkach konkrétneho podniku využívané. Správne uchopenie a integrácia týchto prvkov prispievajú k zvýšeniu výkonnosti a agilnosti spoločnosti na trhu.
Modelovanie procesov ako nástroj pre optimalizáciu
Model predstavuje komplexný obraz štruktúry, správania, komponentov a procesov podniku, a to s cieľom lepšieho porozumenia, navrhovania, hodnotenia a kontroly podnikových procesov. Model podniku pozostáva zo súboru navzájom prepojených modelov, ktoré umožňujú detailný pohľad na podnik z rôznych uhlov pohľadu, čo umožňuje lepšie riadenie a plánovanie (viď obrázok 12).
Modelovanie podnikových procesov je zásadné, pretože umožňuje nielen sledovať a analyzovať súčasný stav, ale predovšetkým odhaľovať nové príležitosti na zlepšenie procesov a efektivity. Vytváranie modelov zároveň umožňuje konzistentné pochopenie procesov jednotlivými zamestnancami na základe jednotného rámca, čo podporuje spoluprácu a komunikáciu v organizácii (Révészová, 2009, s. 50).
Identifikácia procesov a detailná procesná analýza
Pre efektívne riadenie je potrebné nielen definovať podnikové procesy, ale ich aj detailne identifikovať, čo je zodpovednosťou manažérov na rôznych úrovniach riadenia. Identifikácia procesov zahŕňa rozčlenenie na jednotlivé činnosti a analýzu úzkych miest – teda tých častí procesov, ktoré predstavujú bariéry efektivity a vyžadujú zásahy na zlepšenie.
Procesná analýza slúži ako základ pre tvorbu presných procesných modelov (procesných máp). Jej cieľom je rozložiť celý proces na menšie, detailnejšie časti, identifikovať chyby, nezrovnalosti a neefektívnosti, ktoré následne umožňujú eliminovať problémy a optimalizovať procesné aktivity. Okrem toho procesná analýza pomáha odhaliť logické väzby a vzájomné interakcie medzi jednotlivými podnikových procesmi, čo je nevyhnutné pre ich harmonizáciu a integráciu.
Grafické modelovanie podnikových procesov
Po dôkladnej procesnej analýze nasleduje fáza modelovania podnikových procesov, pri ktorej sú procesy vizuálne znázornené ako vzájomne prepojené entity. Takéto grafické modely slúžia ako verné zobrazenie reality a zároveň plnia funkciu centrálnych úložísk informácií o procese.
Dôležitou súčasťou modelovania je dekompozícia komplexných procesov na menšie podprocesy, čo uľahčuje ich pochopenie, riadenie a optimalizáciu. Výsledný procesný model by mal presne reflektovať aktuálnu situáciu v podniku a byť základným nástrojom pri kontinuálnom zlepšovaní podnikových činností (Závadský, 2011, s. 24).
Komplexný opis procesov
Presný a podrobný opis procesov je základným predpokladom ich efektívneho riadenia. Medzi základné kroky opisu procesov patrí:
- využívanie štandardizovaných formulárov pre dokumentáciu procesov,
- jasné pomenovanie procesu,
- definovanie vstupov a výstupov procesu,
- heslovité zhrnutie činností, aktivít a rozhodovacích momentov,
- detailnejšie vypracovanie priebehu procesu,
- stručné doplnenie popisu jednotlivých činností,
- určenie zdrojov potrebných pre vykonávanie jednotlivých aktivít,
- priradenie zodpovedností za jednotlivé aktivity v procese,
- nastavenie merateľných parametrov procesov pre monitorovanie výkonnosti,
- vypracovanie finálnej verzie opisu procesu na princípe zákazník – dodávateľ, ktorej rozsah nepresahuje formát A4. V prípade procesov s viac ako 12 činnosťami je vhodné ich rozdeliť na menšie podprocesy pre lepšiu prehľadnosť (Kubiš, 2007, s. 26).
Viacúrovňový model podniku
Pre komplexné pochopenie fungovania podniku sa využíva viacúrovňový model jeho štruktúry a procesov, ktorý poskytuje detailný pohľad na jednotlivé aspekty činnosti. Príklad takéhoto modelu je znázornený na obrázku nižšie:
Obrázok: Model úrovní podniku, zdroj: businessinfo.cz
Strategická úroveň
Najvyššia úroveň modelu formuluje podstatu podniku, jeho typ podnikania, strategické zameranie, ciele a prioritné oblasti, ako sú kvalita, cena, zákaznícka orientácia či spokojnosť zamestnancov. Táto úroveň reflektuje aj konkurenčné prostredie a fundamentálne rozhodnutia, ktoré ovplyvňujú ďalší rozvoj podniku.
Organizačná úroveň
Druhá a tretia úroveň modelu zobrazujú jednotlivé oddelenia a funkčné oblasti podniku podľa jeho veľkosti a typu. Napríklad vo veľkej výrobnej spoločnosti nájdeme oddelenia nákupu, výroby, predaja, distribúcie, účtovné oddelenie, oddelenie IT, marketingu či riadenia ľudských zdrojov. V rámci týchto oddelení môžu existovať aj špecializované úseky, ktoré sú tiež súčasťou modelu (Conger, 2011, s. 17).
Procesná úroveň
Na štvrtej úrovni sú presne identifikované jednotlivé procesy a ich zaradenie do konkrétneho oddelenia alebo úseku. Proces predstavuje sériu opakujúcich sa aktivít, ktoré môžu, ale nemusia byť navzájom prepojené. Každý proces je sprevádzaný udalosťami alebo podmienkami, ktoré rozhodujú o jeho spustení a ukončení, ako aj medzikrokmi.
Udalosť predstavuje konkrétny impulz alebo požiadavku, vyvolávajúcu činnosti v procese, zatiaľ čo podmienka označuje stav procesu, produktu alebo pracovnej jednotky, ktorý vyžaduje vykonanie určitej akcie. Činnosti môžu vykonávať jednotlivci, organizačné jednotky, rolí alebo aplikácie, pričom ich prepojenie je vizualizované prostredníctvom procesných diagramov (Conger, 2011, s. 17).
Detailná úroveň procesov
Posledná, piata úroveň modelu predstavuje detailný popis podnikového procesu vrátane jednotlivých pracovných krokov. Podrobnosti k uskutočňovaným činnostiam môžu obsahovať potrebné dokumenty, e-maily, formuláre, pracovné postupy a odkazy na ďalšie materiály využívané pri práci.
Ak sa pri vykonávaní činností používajú softvérové aplikácie, detaily procesu by mali zahrňovať vstupné a výstupné formáty dát, použité programy, databázové tabuľky a ich atribúty. Dôležité je tiež identifikovať úložisko dát, plán zálohovania a obnovy, frekvenciu prístupu k údajom a ďalšie parametre, ktoré zabezpečujú hladký chod procesov a minimalizujú riziko straty informácií (Conger, 2011, s. 18).
